Formation : S'organiser efficacement avec Outlook 

• Contenu
• Pédagogie
• Objectifs
• Prérequis
• Evaluation

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  La messagerie

  • Utiliser les Quick Parts (insertions automatiques) pour réutiliser des paragraphes répétitifs
  • Les options avancés des messages : accusés de lecture, boutons de vote, décaler l’envoi d’un message…
  • Envoyer un lien vers un document plutôt qu’une pièce jointe
  • Enregistrer un brouillon ; réutiliser un brouillon comme modèle
  • Paramétrer l'alerte pour les nouveaux messages entrants
  • Utiliser les drapeaux pour s’organiser ; ajouter un rappel et personnaliser l’indicateur
  • Mettre en place une mise en forme conditionnelle pour repérer certains messages par des couleurs
  • Utiliser les catégories pour classifier les messages ; personnaliser les libellés et les couleurs
  • Faire une recherche avancée ; enregistrer une recherche sous forme de dossier
  • Créer une arborescence de dossiers dans les dossiers personnels
  • Mettre en place une règle pour classer automatiquement certains messages
  • Utiliser les actions rapides pour automatiser certaines tâches
  • Les options de gestion de l’archivage et de la corbeille
  • Le gestionnaire d’absence et la délégation de la messagerie

  Le calendrier

  • Les options d’affichage du calendrier ; heures et jours travaillés, jours fériés, numéro de semaine…
  • Noter ses rendez-vous dans son agenda, gérer la visibilité et la disponibilité ; bloquer des plages de travail
  • Partager ses disponibilités, envoyer un sondage de disponibilité
  • Envoyer une invitation, utiliser l’assistant planification, rechercher une salle de réunion disponible, planifier une réunion en ligne, suivre les réponses aux invitations
  • Ajouter d’autres calendriers ; gérer l’affichage côte-à-cote ou superposé
  • Partager son calendrier, autoriser d’autres personnes à ajouter des rendez-vous

  Les contacts

  • Créer un contact à partir d’un mail ; alimenter la fiche d’informations
  • Créer des listes de distribution ; partager ses contacts

   

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  • La formation a lieu dans une salle informatique équipée du logiciel objet de la formation ou la formation se déroule à distance dans une salle virtuelle. Une convocation est transmise 3 jours avant la formation avec les éléments de connexion : assurez-vous d'avoir une bonne connexion internet, le logiciel installé, caméra, micro et son sur votre poste.
  • Alternance de théorie (50%), démonstrations (10%) et exercices pratiques (40%)
  • Les supports sont disponibles dans l’espace stagiaire sur notre site web
  • Une assistance technique et pédagogique est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00

  • Formation dans nos locaux effectifs : 7 personnes maximum

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  1. Traiter un volume important de messages ; classer et archiver
  2. Gérer ses contacts
  3. Planifier ses activités, organiser des réunions
  4. Partager des agendas, des contacts
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  Avoir suivi le stage initiation Outlook ou connaître parfaitement les fonctionnalités courantes
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  • La formation est ponctuée d'exercices qui permettent la validation des acquis par le formateur
  • Une attestation de formation est remise à l'issue de la formation
  • Certification possible à l'issue de la formation avec le TOSA : Gérer les courriels et la planification avec Outlook dont le code RS est 6958 - Certificateur : Isograd - date enregistrement de la certification 18/12/24
  • Un QCM en fin de formation sera effectué par les participants permettant de valider les acquis de la formation suivie
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