Comment retraiter des données avec Excel ?
Un des besoins récurrents en formation Excel avancée c'est la transformation des données. Nous sommes nombreux à récupérer des données depuis un logiciel métier ou provenant d’une autre équipe et à vouloir réorganiser celles-ci pour notre usage. Alors nous faisons les modifications à la main et regrettons d'avoir à le refaire quand la source de données a été mise à jour quelque temps plus tard.
Macros et VBA
Un moyen d'automatiser ces manipulations est de créer une macro. Excel propose un système d'enregistrement qui mémorise toutes les actions que l'on fait pour les répéter ensuite à la demande. Ce système ne nécessite pas de compétences techniques particulières pour être utilisé. Mais il est très limité.
Voir notre formation "Excel Automatiser par les macros et découverte VBA" ou notre atelier "Module Excel : automatiser par les macros"
L'étape suivante nécessite un investissement de temps d'apprentissage plus conséquent : c'est la programmation en VBA. Il s'agit d'écrire de véritables programmes pour expliquer à Excel ce que l'on souhaite automatiser. C'est plus compliqué, mais cela permet de réaliser absolument tout ce que l'on veut, au-delà du retraitement de données.
Voir nos formations : "Excel VBA niveau 1" et "Excel VBA niveau 2"
La révolution : Power Query
Microsoft a apporté une solution à ce problème à la fois puissante et plus facile à utiliser que le VBA en ajoutant à Excel un outil génial : Power Query.
Si vous avez une version récente (à partir de 2016), allez dans l'onglet "Donnée" et cliquez sur le bouton "Obtenir des données" 👉 C'est cela Power Query.
Choisissez votre source (qui peut être un fichier quelconque, un ensemble de fichiers ou directement une connexion à vos bases de données) et utilisez les outils proposés pour retravailler les données. Supprimez les lignes inutiles, sélectionnez les colonnes à conserver, remplacez des libellés par d'autres, effectuez des calculs, groupez les données et bien d'autres choses encore. Vous pouvez même lier plusieurs sources entre elles (plus besoin de RECHERCHEV pour ceux qui voient ce que je veux dire).
Power Query mémorise les traitements que vous effectuez et les réappliquera en un clic si la source de données est mise à jour. Un gain de temps énorme !
Voir notre formation « Excel : retraiter et importer des données avec les requêtes (Power Query) » ou notre atelier de 3h30 « Module Excel : importer et retraiter des données avec les requêtes (Power Query) »