Débuter ou perfectionner votre utilisation d’Excel : 5 formules à connaître pour gagner du temps
Que vous découvriez Excel ou que vous l'utilisiez déjà régulièrement, quelques fonctions simples peuvent vous aider à automatiser certaines tâches répétitives, améliorer votre productivité au travail et optimiser le traitement de données au quotidien.
Vous utilisez encore Excel pour effectuer des recherches manuelles, réaliser des calculs un par un ou trier vos informations à la main ?
Bonne nouvelle : il n'est pas nécessaire de maîtriser des fonctions Excel avancées pour gagner en efficacité professionnelle. Certaines formules Excel indispensables permettent déjà de simplifier la gestion des données, d'automatiser des calculs et de faciliter l'analyse de données.
Que vous souhaitiez optimiser vos tableaux Excel, découvrir le remplissage instantané ou simplement gagner du temps dans l'utilisation de vos outils bureautiques, ces formules constituent une excellente base pour tout débutant souhaitant faire d'Excel un véritable allié au quotidien.
1. RECHERCHEX : retrouver une information sans perdre de temps
Ce qu'elle permet
Rechercher automatiquement une information dans un tableau et afficher le résultat correspondant.
Pourquoi ?
Vous perdez du temps à faire défiler vos fichiers pour retrouver le manager d'un collaborateur ou la date d'une formation ? RECHERCHEX fait le travail à votre place.
Comment l'utiliser ?
La formule s'écrit :
=RECHERCHEX(valeur_cherchée ; matrice_recherche ; matrice_retour)
Exemple :
=RECHERCHEX(A2 ; A ; B)
Excel recherche la valeur présente en A2 dans la colonne A et renvoie le résultat associé de la colonne B.
Un exemple concret
Vous préparez un reporting commercial et souhaitez connaître rapidement le chiffre d'affaires réalisé par un vendeur sur une période donnée.
2. SOMME.SI.ENS : additionner uniquement ce qui vous intéresse
Ce qu'elle permet
Additionner des valeurs en fonction d'un ou plusieurs critères.
Pourquoi ?
Vous souhaitez connaître le budget formation consommé par un service en particulier ou le nombre d'heures de formation réalisées sur une période donnée ? SOMME.SI.ENS vous évite les calculs manuels.
Comment l'utiliser ?
La formule s'écrit :
=SOMME.SI.ENS(plage_somme ; plage_critère1 ; critère1)
Exemple :
=SOMME.SI.ENS(C ; B ; "RH")
Excel additionne automatiquement les valeurs de la colonne C lorsque le critère "RH" est présent dans la colonne B.
Un exemple concret
Vous souhaitez analyser les performances commerciales de vos équipes sans effectuer de calculs manuels.
3. SI : automatiser vos prises de décision
Ce qu'elle permet
Afficher automatiquement un résultat en fonction d'une condition.
Pourquoi ?
Vous appliquez régulièrement les mêmes règles dans vos tableaux ? La fonction SI permet d'automatiser certaines vérifications et d'éviter les oublis.
Comment l'utiliser ?
La formule s'écrit :
=SI(condition ; valeur_si_vrai ; valeur_si_faux)
Exemple :
=SI(C2<AUJOURDHUI() ; "À relancer" ; "OK")
Excel vérifie la condition et affiche automatiquement le résultat correspondant.
Un exemple concret
Vous souhaitez identifier rapidement les collaborateurs nécessitant un accompagnement ou, au contraire, ceux qui se distinguent par leurs résultats.
4. FILTRE : afficher uniquement les données qui vous intéressent
Ce qu'elle permet
Extraire automatiquement les informations répondant à un critère précis.
Pourquoi ?
Vous avez besoin d'afficher uniquement les collaborateurs d'un service, les formations prévues sur un mois donné ou les salariés n'ayant pas encore suivi une formation obligatoire ? FILTRE simplifie grandement vos recherches.
Comment l'utiliser ?
La formule s'écrit :
=FILTRE(plage ; condition)
Exemple :
=FILTRE(A ; B="RH")
Excel affiche uniquement les lignes correspondant au critère sélectionné.
Un exemple concret
Vous préparez votre bilan annuel et souhaitez analyser les rémunérations par service. Plutôt que de parcourir l'ensemble de votre tableau, la fonction FILTRE affiche automatiquement uniquement les collaborateurs du service sélectionné.
5. TEXTE.AVANT : extraire une information en quelques secondes
Ce qu'elle permet
Extraire automatiquement les caractères situés avant un mot, un symbole ou un séparateur dans une cellule.
Pourquoi ?
Vous devez régulièrement séparer des informations contenues dans une même cellule ? Nom et prénom, référence produit, adresse e-mail ou intitulé de service… TEXTE.AVANT vous évite de manipuler manuellement vos données.
Comment l'utiliser ?
La formule s'écrit :
=TEXTE.AVANT(texte ; délimiteur)
Exemple :
=TEXTE.AVANT(A2 ; " ")
Excel récupère automatiquement le texte situé avant le premier espace présent dans la cellule A2.
Un exemple concret
Vous disposez d'une liste de collaborateurs dans laquelle les noms et prénoms sont regroupés dans une seule cellule. Grâce à TEXTE.AVANT, vous pouvez extraire automatiquement le prénom ou le nom pour exploiter plus facilement vos données, sans avoir à effectuer de manipulation manuelle.
Pas besoin d'être un expert pour tirer parti d'Excel. En maîtrisant quelques fonctions comme RECHERCHEX, SOMME.SI.ENS, SI, FILTRE ou le TEXTE.AVANT, vous pouvez déjà automatiser certaines tâches et gagner un temps précieux au quotidien.
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