Formation : Outlook S'initier avec certification RS6203 

Présentation de l'environnement Outlook

• La nouvelle interface
• Les différents dossiers
• Adapter la page Outlook aujourd'hui

La préparation et l'envoi d'un message

• Les indicateurs de suivi
• Prévoir une signature automatique
• Le choix des destinataires
• Joindre un fichier bureautique dans le corps du message
• Les options principales : importance, accusés de réception et de lecture...

Le traitement d'un message reçu

• Enregistrer un fichier bureautique reçu par message
• L'aperçu des pièces jointes
• Les recherches dans les pièces jointes
• Apporter une réponse au message
• Transférer le message vers une tierce personne
• Utiliser l'assistant gestion des messages pour trier automatiquement les messages

Le carnet d'adresses

• Rattacher des contacts à  des catégories
• Alimenter le carnet d'adresses et créer des listes de distribution
• Obtenir la carte de localisation du contact et l'itinéraire sur internet
• Mémoriser les adresses Internet automatiquement dans le dossier contacts

Le gestionnaire d'absence

• Prévoir un message d'avertissement en cas d'absence du bureau

Paramétrage de la messagerie

• Options : choisir le principe d'avertissement des messages reçus
• Les options d'archivage

Le calendrier

• Paramétrer le calendrier (semaine de travail, jours fériés...)
• Rendez-vous, évènements uniques ou périodiques
• Organisation des réunions : utiliser les boutons de vote
• Effectuer des recherches (participants, organisateur, mots-clés, catégories...)
• Envoyer un calendrier par courrier électronique
• Nouvelle présentation du calendrier

Lien pour visualiser la fiche RS : RS6203 - Tosa Outlook - France Compétences (francecompetences.fr)

Compétences attestées :

Niveau basique (score Tosa 351 à 550) 

• Se repérer dans l’environnement du logiciel Outlook 
• Naviguer entre ses courriers, son calendrier et ses contacts 
• Rédiger ou répondre à un email en utilisant les formules adaptées 
• Envoyer ou répondre à une invitation de réunion 
• Organiser de manière simple ses contacts et en consulter la liste

Niveau opérationnel (score Tosa 551 à 725) 

• Gérer les réponses automatiques lors de ses absences du bureau 
• Personnaliser l’affichage de la liste des messages afin de les classer de façon optimale 
• Personnaliser ses dossiers pour les classer de manière organisée 
• Gérer les contenus et destinataires d’un message électronique et le classement et la recherche de ses messages, selon l’envoyeur ou le dossier concerné 
• Contrôler les contenus de ses messages pour éviter les courriels indésirables 
• Gérer l’affichage de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues 
• Organiser son carnet d’adresses et personnaliser l’affichage des contacts   

Niveau avancé (score Tosa 726 à 875) 

• Créer des comptes utilisant différents  protocoles d’hébergement et les catégoriser 
• Partager et déléguer différents tâches et éléments dans le cadre d’un travail  collaboratif 
• Suivre et gérer les tâches communes à  son organisation dans un but de partager de l’information 
• Modifier l’aspect d’un message en utilisant les options avancées du logiciel ou de l’application Outlook et programmer son envoi et retrouver un message selon sa date, son importance ou encore sa taille 
• Créer sa ou ses signatures de mail en vue de s’adapter aux différents interlocuteurs 
• Mettre à jour et effectuer le suivi de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues 
• Créer et utiliser une liste de distribution  

Niveau expert (score Tosa 876 à 1000) 

• Maîtriser les indicateurs de suivi et toutes les possibilités de délégation afin de gérer rapidement l’information 
• Configurer de manière optimale les flux RSS pour être alerté.e de l’évolution d’un ou plusieurs domaines professionnels 
• Créer et envoyer des formulaires ou des modèles d’email au format OFT 
• Maîtriser la création d’images ou de liens hypertexte dans un message afin de se conformer à la charte de son entreprise 
• Importer et exporter les informations depuis un calendrier dans une perspective de gestion optimale de son temps 
• Effectuer un mappage, importer et exporter des contacts

Modalités d'évaluation :

Test adaptatif en ligne

Algorithme adaptatif : le niveau des questions s’adapte au niveau du candidat tout au long du déroulement du test

Scoring mathématique IRT (Item Response Theory) : score sur 1000 

Typologies de questions : activités interactives (relier, glisser-déposer, cliquer sur zone, listes déroulantes, etc.), QCM et exercices de mises en situation dans l'environnement Microsoft Outlook rencontrées en entreprise

Format du test : 20 questions – 60 minutes  

1. Utiliser les fonctionnalités de base de la messagerie et du calendrier
2. Préparer et envoyer un mail
3. Gérer les mails et les pièces jointes reçues
4. Créer, modifier et supprimer un contact ou groupe de contacts
5. Définir des rendez-vous dans le calendrier

• La formation est ponctuée d'exercices qui permettent la validation des acquis par le formateur
• Une attestation de formation est remise à l'issue de la formation
• Certification à l'issue de la formation

• Un QCM en fin de formation sera effectué par les participants permettant de valider les acquis de la formation suivie