Formation : Teams et Outlook : Gagner en efficacité avec les outils Collaboratifs  

Les outils collaboratifs en entreprise

• Concept et brève présentation

Outlook et l’environnement

• L’interface, les différents modes d’affichage
• Personnaliser Outlook

 Outlook et la messagerie

• Présentation des différents dossiers de la messagerie
• Composer, mettre en forme et adresser un message
• Recevoir, lire et répondre un message, modifier un message et l'imprimer
• Inclure un fichier ou un élément à un message
• Les options courantes (accusé de réception, accusé de lecture

Outlook et les contacts

• Le carnet d’adresses de l’entreprise
• Créer, modifier et supprimer ses propres contacts
• Créer un groupe de contacts, rechercher un contact
• Intérêt d’un carnet de contact à jour : synchronisation mobile/cloud
• Créer un contact à partir d'un message électronique
• Ajouter des champs pour compléter les informations de la fiche

 Outlook et le calendrier

• Les modes d’affichage du calendrier
• Créer un rendez-vous simple ou spécifique (périodicité, privé...)
• Organiser une réunion, modifier une réunion
• Utiliser l’assistant planification pour vérifier la disponibilité des participants
• Les catégories de Calendrier Outlook
• Ouverture sur les possibilités de partage du calendrier

Les tâches

• Créer et mettre à jour des tâches
• Mettre une échéance à une tâche, assigner des tâches à d'autres personnes

Optimiser son organisation avec Outlook

• Personnaliser Outlook (signature, recherche, calendrier)
• Gagner du temps avec sa messagerie : le vote, différer la livraison, dictation (selon version)
• Les limites de l’envoi de mails (taille pj, format de pj, flux de mails)
• Rechercher un message
• Les règles de messagerie : intérêts et limites
• Paramétrer le gestionnaire d'absence
• Marquer les messages avec un indicateur de suivi
• L’archivage des messages (présentation succincte)

Aller plus loin avec Outlook

• Utiliser Outlook Web App en mobilité (M365)
• Organiser une arborescence de dossiers, et classer ses messages
• Partager des dossiers avec des membres de l’équipe
• Les Dossiers Publics : principes et fonctionnement (M365 ou Exchange)

 Introduction à Microsoft Teams

• Qu'est-ce que Teams ? Philosophie Microsoft 365, de Teams et intérêts
• Découvrir l'interface et les fonctionnalités principales

Teams et Les conversations

• Lancer une conversation avec un ou plusieurs collègues
• Répondre ou réagir à un message avec des émojis, gifs, autocollants
• Utiliser les fonctions additionnelles : faire un compliment, etc. …
• Partager un fichier dans une conversation
• Epingler une conversation
• Rechercher une personne externe et lancer une conversation (selon autorisations)
• Différences de fonctionnalités entre conversation interne/externe
• Lancer un appel vidéo ou audio depuis une conversation
• Partager un écran et donner le contrôle provisoirement

 Teams et les équipes / canaux

• Les équipes
  • Présentation du fonctionnement d'une équipe et des canaux
  • Créer une équipe avec des membres internes et/ou externes (intérêts)
• Les canaux
  • Ajouter et personnaliser un canal
  • Publier un message dans un canal, et enrichir le message
  • Partager des fichiers dans un canal
  • Démarrer une réunion dans un canal
  • Récupérer l'adresse email d'un canal pour pouvoir y envoyer un message par mai

Teams et les réunions

• Principe du calendrier Teams VS Outlook
• Créer et organiser une réunion avec le calendrier
• Rejoindre une réunion Teams, les modes d'affichages de réunion
• La confidentialité audio/vidéo et les arrière-plans
• Exploiter efficacement une réunion Teams avec les notes, le tableau blanc
• Coéditer en réunion
• Paramétrer les options d'une réunion, la salle d'attente, enregistrer la réunion (selon autorisations)

Personnaliser Teams

• La gestion du statut de disponibilité et ses répercussions
• Modifier le mode de démarrage et l'affichage Teams
• Gérer la confidentialité sur Teams, paramétrer les notifications
• Paramétrer ses périphériques audio/vidéo
• Gérer sa messagerie vocale Teams

Aller plus loin avec Teams

• La bibliothèque d’applications Teams
• Créer une conversation de groupe avec des personnes extérieures à mon organisation (selon droits M365)

• Exploiter toutes les fonctionnalités utiles de Microsoft Outlook et Teams pour améliorer son efficacité collaborative
• Booster sa productivité avec son équipe