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Formation : S'organiser efficacement avec Outlook 


Référence : BUR-OUT-EFF | 

Indicateurs, catégories, regrouprement, règles et bien d'autres choses... Vous vous demandez ce que c'est ? Ce stage est pour vous, pour que vous soyez encore plus efficace dans Outlook.



  7 heures
  Présentiel
  295,00 €HT / pers


S'organiser efficacement avec Outlook 


Référence : BUR-OUT-EFF

Indicateurs, catégories, regrouprement, règles et bien d'autres choses... Vous vous demandez ce que c'est ? Ce stage est pour vous, pour que vous soyez encore plus efficace dans Outlook.



  7 heures
  Présentiel
  295,00 €HT / pers



  • Optimiser la rédaction des messages

    • Mémoriser des éléments répétitifs pour gagner du temps lors de l'écriture des mails
    • Préparer des modèles de messages : détourner l'usage du brouillon
    • Utiliser à  bon escient les accusés de réception et de lecture
    • Envoyer un lien vers un document plutôt qu'une pièce jointe

    Optimiser la gestion des mails : filtrer efficacement les messages reçus

    • Paramétrer l'alerte sur le bureau
    • Utiliser les indicateurs pour le suivi des actions
    • Différencier les émetteurs en les repérant par des couleurs (mise en forme conditionnelle)
    • Regrouper les mails par nature, par thème, par projet afin d'avoir une vue synthétique d'une affaire : utiliser les catégories
    • Exploiter les dossiers de recherche (afficher rapidement les messages avec un indicateur, les messages d’une catégorie). Afficher les dossiers de recherche dans les favoris
    • Filtrer le courrier indésirable

    Gérer la volumétrie : classer ou supprimer

    • Organiser la messagerie de façon rationnelle : créer une arborescence de dossiers dans les dossiers personnels
    • Classer automatiquement certains messages entrants : créer des règles à  la réception des messages
    • Utiliser les actions rapides (en un clic,  classer dans un dossier…)
    • Archiver les anciens éléments
    • Traiter le dossier "éléments supprimés"

    S'organiser pour garantir le traitement des messages pendant notre absence

    • Avertir ses collaborateurs : programmer l'absence du bureau
    • Traiter les réponses aux messages pendant son absence : faire router les réponses vers un autre destinataire
    • Permettre l'accès à  sa messagerie : déclarer un délégué et l'avertir de la délégation

    Préparer et planifier les réunions

    • Suivre les réponses aux invitations
    • Utiliser les boutons de vote
    • Créer des agendas de groupe pour optimiser la préparation des réunions
    • Afficher différents fuseaux horaires

    Gérer les contacts et les partager avec un collaborateur

    • Créer rapidement une fiche à partir d'un mail reçu ou un mail à  partir des contacts
    • Créer et utiliser des listes de distribution (des groupes de destinataires)
    • Partager son carnet de contacts

    Utiliser les tâches pour gagner en temps et en efficacité dans le traitement de certains dossiers

    • Créer une tâche, y réunir des éléments de type fiches contacts et placer des liens vers des fichiers utilisés lors de la réalisation de la tâche
    • Assigner une tâche aux membres du groupe de travail et suivre l'évolution des tâches

    • La formation a lieu dans une salle informatique équipée du logiciel objet de la formation
    • Alternance de théorie (50%), démonstrations (10%) et exercices pratiques (40%)
    • Les supports sont disponibles dans l’espace stagiaire sur notre site web
    • Une assistance technique et pédagogique est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 18h (formateur@slti.fr 01 40 82 77 94)

    • Traiter un volume important de messages
    • Organiser le classement et l'archivage
    • Gérer ses contacts
    • Planifier ses activités, organiser des réunions
    • Partager des agendas, des contacts
    • Utiliser les tâches pour s'organiser

  • Avoir suivi le stage initiation Outlook ou connaître parfaitement les fonctionnalités courantes

    • La formation est ponctuée d'exercices qui permettent la validation des acquis par le formateur
    • Une attestation de formation est remise à l'issue de la formation
    • Certification possible à l'issue de la formation

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