Formation : S'organiser efficacement avec Outlook avec certification RS6203 

• Contenu
• Pédagogie
• Objectifs
• Prérequis
• Evaluation

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  Optimiser la rédaction des messages

  • Mémoriser des éléments répétitifs
  • Préparer des modèles de messages
  • Utiliser les accusés de réception et de lecture
  • Envoyer un lien vers un document plutôt qu'une pièce jointe

  Filtrer efficacement les messages reçus

  • Paramétrer l'alerte sur le bureau
  • Utiliser les indicateurs pour le suivi des actions
  • Différencier les émetteurs en les repérant par des couleurs (mise en forme conditionnelle)
  • Regrouper les mails par nature, par thème, par projet : utiliser les catégories
  • Exploiter les dossiers de recherche. Afficher les dossiers de recherche dans les favoris
  • Filtrer le courrier indésirable

  Classer ou supprimer

  • Créer une arborescence de dossiers dans les dossiers personnels
  • Classer automatiquement certains messages entrants : créer des règles
  • Utiliser les actions rapides
  • Archiver les anciens éléments
  • Traiter le dossier "éléments supprimés"

  S'organiser pour garantir le traitement des messages pendant notre absence

  • Programmer l'absence du bureau
  • Router les réponses vers un autre destinataire
  • Déclarer un délégué et l'avertir de la délégation

  Préparer et planifier les réunions

  • Suivre les réponses aux invitations
  • Utiliser les boutons de vote
  • Créer des agendas de groupe
  • Afficher différents fuseaux horaires

  Gérer les contacts et les partager

  • Créer rapidement une fiche
  • Créer et utiliser des listes de distribution (des groupes de destinataires)
  • Partager son carnet de contacts

  Utiliser les tâches pour gagner en temps

  • Créer une tâche, y réunir des éléments de type fiches contacts et placer des liens vers des fichiers utiles
  • Assigner une tâche aux membres du groupe de travail et suivre l'évolution des tâches

  Lien pour visualiser la fiche RS : RS6203 - Tosa Outlook - France Compétences (francecompetences.fr)

  Compétences attestées :

  Niveau basique (score Tosa 351 à 550) 

  • Se repérer dans l’environnement du logiciel Outlook 
  • Naviguer entre ses courriers, son calendrier et ses contacts 
  • Rédiger ou répondre à un email en utilisant les formules adaptées 
  • Envoyer ou répondre à une invitation de réunion 
  • Organiser de manière simple ses contacts et en consulter la liste

  Niveau opérationnel (score Tosa 551 à 725) 

  • Gérer les réponses automatiques lors de ses absences du bureau 
  • Personnaliser l’affichage de la liste des messages afin de les classer de façon optimale 
  • Personnaliser ses dossiers pour les classer de manière organisée 
  • Gérer les contenus et destinataires d’un message électronique et le classement et la recherche de ses messages, selon l’envoyeur ou le dossier concerné 
  • Contrôler les contenus de ses messages pour éviter les courriels indésirables 
  • Gérer l’affichage de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues 
  • Organiser son carnet d’adresses et personnaliser l’affichage des contacts   

  Niveau avancé (score Tosa 726 à 875) 

  • Créer des comptes utilisant différents  protocoles d’hébergement et les catégoriser 
  • Partager et déléguer différents tâches et éléments dans le cadre d’un travail  collaboratif 
  • Suivre et gérer les tâches communes à  son organisation dans un but de partager de l’information 
  • Modifier l’aspect d’un message en utilisant les options avancées du logiciel ou de l’application Outlook et programmer son envoi et retrouver un message selon sa date, son importance ou encore sa taille 
  • Créer sa ou ses signatures de mail en vue de s’adapter aux différents interlocuteurs 
  • Mettre à jour et effectuer le suivi de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues 
  • Créer et utiliser une liste de distribution  

  Niveau expert (score Tosa 876 à 1000) 

  • Maîtriser les indicateurs de suivi et toutes les possibilités de délégation afin de gérer rapidement l’information 
  • Configurer de manière optimale les flux RSS pour être alerté.e de l’évolution d’un ou plusieurs domaines professionnels 
  • Créer et envoyer des formulaires ou des modèles d’email au format OFT 
  • Maîtriser la création d’images ou de liens hypertexte dans un message afin de se conformer à la charte de son entreprise 
  • Importer et exporter les informations depuis un calendrier dans une perspective de gestion optimale de son temps 
  • Effectuer un mappage, importer et exporter des contacts

  Modalités d'évaluation :

  Test adaptatif en ligne

  Algorithme adaptatif : le niveau des questions s’adapte au niveau du candidat tout au long du déroulement du test

  Scoring mathématique IRT (Item Response Theory) : score sur 1000 

  Typologies de questions : activités interactives (relier, glisser-déposer, cliquer sur zone, listes déroulantes, etc.), QCM et exercices de mises en situation dans l'environnement Microsoft Outlook rencontrées en entreprise

  Format du test : 20 questions – 60 minutes  

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  • La formation a lieu dans une salle informatique équipée du logiciel objet de la formation et d'uen connexion internet
  • Alternance de théorie (50%), démonstrations (10%) et exercices pratiques (40%)
  • Les supports sont disponibles dans l’espace stagiaire sur notre site web
  • Une assistance technique et pédagogique est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 18h (formateur@slti.fr 01 40 82 77 94)

   

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  1. Traiter un volume important de messages ; organiser le classement et l'archivage
  2. Gérer ses contacts
  3. Planifier ses activités, organiser des réunions
  4. Partager des agendas, des contacts
  5. Utiliser les tâches pour s'organiser
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  Avoir suivi le stage initiation Outlook ou connaître les fonctionnalités courantes
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  • La formation est ponctuée d'exercices qui permettent la validation des acquis par le formateur
  • Une attestation de formation est remise à l'issue de la formation
  • Certification à l'issue de la formation par le TOSA. Niveau attendu : avancé (726 à 875 points)
  • Un QCM en fin de formation sera effectué par les participants permettant de valider les acquis de la formation suivie
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