De la to-do list à la Today list
Cinq conseils issus de notre formation “Révolutionner notre organisation"
Nos journées, avouons-le, ressemblent bien plus souvent à de rapides torrents de montagne plutôt qu'à de longs fleuves tranquilles. Faut-il dès lors abandonner tout espoir de navigation ? Non, si l'on équipe correctement son embarcation.
Dans cet extrait de sa formation "Révolutionner son organisation", notre expert vous donne 5 conseils d'accastillage pour les mers difficiles :
- Fixons-nous des objectifs pour notre journée
- Évitons les tâches "ouvertes"
- Fixons-nous un ordre d'exécution
- Négocions les interruptions
- Ne cherchons pas à finir notre liste à tout prix
1. Fixons-nous des objectifs pour notre journée
Il n'est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va.
— Sénèque
Tel le perchiste qui visualise mentalement sa course et son saut avant de s'élancer, il est bon de répondre à la question "qu'est-ce-que j'aimerais avoir accompli ce soir ?" avant de se lancer férocement sur le premier mail sans défense qui passe à portée de clavier.
C'est une première tentative de définition d'un cap, qui nous permettra de mieux résister aux vents contraires, et aussi de ne pas nous laisser dériver confortablement au gré des courants traîtres, tel le redoutable "premier truc qui me passe par la tête" ou le vicieux "petit machin vite fait comme ça j'aurai pas à m'en souvenir."
Donc, listons par écrit, tous les jours, cette "liste des courses" et tenons-là en permanence dans notre champ de vision tous au long de la journée, comme notre petit GPS quotidien.
2. Evitons les tâches "ouvertes"
L'éternité, c'est long. Surtout vers la fin.
— Pierre Dac
Certaines de nos tâches (répondre au mail de Sarah, intégrer les changements souhaités par la cheffe dans la présentation) sont "fermées", au sens où elles possèdent un critère d'achèvement clair (la réponse à Sarah est partie, une version de la présentation "améliorée" existe).
D'autres au contraire (trouver des idées pour la prochaine campagne marketing, préparer mon intervention à la convention de mars) sont "ouvertes", au sens où je peux y travailler aussi longtemps que je veux sans créer de sentiment d'achèvement véritable.
L'idée ici est d'éviter comme la peste les tâches ouvertes, en les transformant systématiquement en tâches fermées, afin d'éviter que, gloutonnes, elles ne dévorent tout cru les autres tâches prévues pour aujourd'hui.
Une première façon de le faire consiste à en changer la définition. On cherchera ainsi à trouver "deux idées pour la campagne marketing" ou bien à préparer seulement "mon introduction pour la convention de mars".
Alternativement (ou en plus), on pourra aussi limiter arbitrairement le temps consacré à la tâche en se donnant par exemple 25 minutes (soit un Pomodoro) pour être génial en marketing, ou bien 1h30 de jus de crâne sur la convention de mars. C'est fou ce qu'on est plus productif lorsqu'on dispose d'un budget de temps limité (pensez à votre dernière journée de travail avant de partir plusieurs semaines en congé).
3. Fixons-nous un ordre d’exécution
La civilisation avance en étendant le nombre d’opérations que nous pouvons effectuer sans y penser.
— Alfred North Whitehead
Notre liste de courses pour le marché du jour ressemble maintenant à une énumération de tâches fermées. Il y manque un ingrédient essentiel, à savoir l'ordre dans lequel nous avons l'intention d'exécuter ces différentes tâches. Fixer un tel ordre en début de journée permet d'éviter d'avoir à se demander "bon, qu'est-ce-que je fais maintenant ?" en cours de journée, après avoir accompli une tâche quelconque de notre liste. C'est en effet lorsqu'on se pose cette question piège durant la journée que l'on devient parfois très "créatif", souvent pour le regretter le soir venu...
Quand vous demandez à votre GPS de vous emmener de Paris à Rennes, il ne vous répond pas "allons déjà au péage de Saint-Arnoult, on verra bien ensuite". il vous indique toutes les étapes du chemin, et leur ordre. Si "Rennes" est pour vous une journée réussie, et les étapes une suite de choses à faire, c'est la même logique qui doit prévaloir ici.
4. Négocions les interruptions
Le pessimiste se plaint du vent ; l'optimiste espère qu'il va tourner ; le réaliste ajuste les voiles.
— William A. Ward
Oui mais voilà, dans la vraie vie, de temps à autre, quelqu'un (y compris nous-même) nous demande de faire un détour par Tours entre Paris et Rennes. Ce sont les fameuses interruptions. Que faire alors ?
La première chose à faire est de réaliser que le nouvel évènement n'est rien d'autre qu'une demande d'amendement de notre parcours du jour. Son premier résultat doit donc être une version modifiée (ou pas...) de notre liste de courses numérotée qui représente le parcours de notre journée.
La deuxième chose à faire, c'est d'utiliser cette liste comme un instrument de négociation avec l'interruption. En comparant l'enjeu de travailler (ou non) tout de suite sur l'interruption plutôt que de continuer la tâche en cours (et les suivantes dans la liste), on peut se faire une idée satisfaisante de l'ordre de priorité réelle de l'interruption.
Celui-ci peut aller de "ouh là là ! C'est très urgent, je bifurque vers Tours immédiatement, et tans pis si j’y dors ce soir" à “Tours est une ville magnifique, mais il est plus important d'être à Rennes ce soir plutôt qu'à Tours le plus vite possible, je ferai donc un saut à Tours à partir de demain“, en passant par "Je vais d'abord rejoindre le Mans, puis aller à Tours ensuite".
Aucune de ces options n'est en soi meilleure qu’une autre. Le bon choix dépend d'une évaluation correcte de la priorité relative de l'interruption par rapport à notre plan de travail actuel. La liste, en représentant concrètement ce plan, nous aide à être plus lucide dans cette négociation.
5. Ne cherchons pas à finir notre liste à tout prix
La première chose d’abord, et la dernière pas du tout.
— Peter Drucker
Enfin, déboulonnons un mythe fort contre-productif : une liste de choses à faire aujourd’hui n’est pas faite pour être nécessairement terminée ce soir. Deux choses nous en empêchent : (1) notre incapacité crasse à prévoir exactement combien de temps une tâche donnée va nous prendre ; et (2) l’irruption d’invitations à passer visiter le Val-de-Loire (voir conseil 4.)
C’est contre-productif, car si nous considérons notre belle liste de ce matin, pas entièrement finie ce soir, comme un échec personnel et une tache sur notre honneur, nous serons moins motivés demain pour en faire une autre, jetant ainsi le bébé avec l’eau du bain.
Mais nous pouvons changer de point de vue et d’objectif, en considérant que notre but quotidien est de réaliser sur notre liste des choses plus importantes que celles que nous ne réalisons pas.
J’avais 10 choses à faire ce matin sur ma liste. Je n’en ai réalisé que 6 ce soir. C’est grave, docteur ? Pas du tout si, prévenu ce matin par un devin que vous n’auriez le temps de n’en réaliser que 6 au final, vous auriez quand même choisi ces 6-là, et renoncé aux mêmes 4 autres.
Une liste-de-choses-à-faire-aujourd’hui qui respecte ces cinq conseils s’appelle une TODAY List, et constitue l’une des 10 méthodes d’organisation que vous pouvez apprendre dans la formation “Révolutionnez votre organisation”.